Guía de automatización de procesos en empresas

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Introducción

En los últimos años, las organizaciones vienen trabajando en la automatización de procesos que les permita usar la tecnología para ahorrar tiempo y dinero, así como promover tareas y acciones más enfocadas a lo cualitativo y estratégico en sus equipos.

Según un estudio realizado por Gartner, la automatización de procesos y actividades puede ahorrar hasta un 30% del tiempo laboral, con lo que le permite al trabajador encargarse de tareas con mayor valor.

La Automatización Inteligente de Procesos, o IPA por sus siglas en inglés, usa la Inteligencia Artificial para mejorar procesos en distintas áreas de las empresas de distintos sectores económicos.

Para ahondar más en este tema, hemos creado esta guía junto a Dost, donde no solo encontrarás información, sino casos de éxito en torno a la aplicación de procesos de automatización con IA.

¿Qué es la Automatización Inteligente de Procesos?

La automatización inteligente de procesos es una tendencia que está en auge, al igual que la hiperautomatización, concepto donde la IPA se incluye.

IPA (Intelligent Process Automation) engloba Robot Process Automation e Inteligencia Artificial. Es una tendencia de cara al futuro, un tipo de automatización de procesos que se empieza a aplicar al ser algo que las empresas deben valorar para sobrevivir a largo plazo.

Entre las principales características de la automatización inteligente de procesos, encontramos la capacidad de replicarse en distintas empresas, sin necesidad de pasar por un periodo de incertidumbre, proceso que se entiende como similar y con características comunes se podrá aplicar en una primera y una segunda empresa.

A nivel de productividad, funciona todos los días de la semana, todas las horas del día. Además, estos cerebros de automatización cuentan con la mejora globalizada, concepto que significa que contra más veces se enfrenta a una tarea repetitiva en distintas situaciones, más inteligente se va haciendo, aplicando mejoras captadas de estímulos en distintas empresas.

Tenemos que acceder a la información, analizamos distintos documentos cogidos de los repositorios documentales y hacemos distintos barridos. Aquí buscamos que el empleado trabaje sobre la selección de documentos del cerebro digital, colaborando así estrechamente con la persona. Esto radica en las empresas de modo positivo, haciendo sentir al trabajador más valioso de cara a la productividad, dejando de lado la introducción manual de datos a los ERP y generando una sensación de competitividad.

Tecnologías con IPA

En la automatización inteligente de procesos se pueden usar diversas tecnologías, te contamos algunas de las más relevantes.

RPA, Automatización de procesos robóticos

Es un software que permite automatizar ciertas tareas rutinarias. Allí el robot sigue reglas que le permiten realizar determinadas tareas.

Dentro de las actividades que se puede automatizar con la RPA están la realización de cálculos, creación de documentos básicos, creación de informes basados en datos concretos, verificar datos o archivos, entre otras.

Flujos inteligentes de trabajo

El concepto de flujos de trabajo es principalmente la forma en cómo se realiza un trabajo; el flujo de trabajo inteligente se enfoca en gestionar la inteligencia artificial con la automatización, la analítica y las habilidades humanas en un proceso end to end.

Esto permitirá organizar e integrar el trabajo y obtener insights sobre cómo va el proceso y dónde hay fallos para generar mejoras.

Aprendizaje Automático

Hace referencia a la capacidad de aprendizaje de las máquinas sin ser programadas, esto gracias a algoritmos que con la entrada de nuevos datos identifican patrones que les permiten generar predicciones basadas en patrones conocidos anteriormente.

Generación del Lenguaje Natural NGL

Cuando hablamos de NGL es la producción de textos o narrativas a partir de datos usando inteligencia artificial.

De este modo se relaciona con la interacción entre las máquinas y las personas e incluye el procesamiento del lenguaje natural NLP y la comprensión del lenguaje natural NLU.

Esta tecnología permitirá a la máquina generar procesos o elementos basados en la lectura de los datos introducidos, como por ejemplo la generación de un informe.

Agentes cognitivos

Estos agentes toman el aprendizaje automático y el NGL para realizar tareas de comunicación e incluso de toma de decisiones basado en las emociones que detectan según los datos analizados.

Un ejemplo sería el contacto virtual por chat o teléfono.

Beneficios de la IPA

Reducción de costes y tiempo

Sabemos que el tiempo es oro, con la IPA las organi zaciones podrán aumentar su productividad y generar nuevos aportes e ideas por parte de sus empleados que los lleven a mejorar procesos de innovación.

Mejora la experiencia del cliente

Esto se puede ver desde distintos puntos de vista. Por ejemplo, la agilidad de procesamiento de datos permite responder con mayor velocidad al cliente o la disminución de errores durante el manejo de los datos, es una garantía para entregarle una mejor experiencia.

Mejora la productividad del trabajador

Los empleados tendrán la ventaja de dejar tareas repetitivas y rutinarias para pasar a desarrollar habilidades de más valor que la tecnología no puede cubrir.

Aprendizaje instantáneo y constante

Este proceso se da gracias a los algoritmos de aprendizaje automático que en cambio de seguir reglas, reconocen patrones que les permiten tomar mejores decisiones.

Caso de éxito TalentFY

Desde TalentFY usamos la Inteligencia Artificial para automatizar los procesos de selección de distintas organizaciones que buscan al mejor talento digital en las áreas de IT y Marketing Digital.

Para el sector digital no es fácil llevar a cabo los procesos de selección de perfiles que se adecúen al 100% a los requerimientos técnicos y de cultura organizacional. Con lo que nuestra plataforma, su IA y el equipo humano logran guiar a las empresas en todas las etapas del proceso para lleguen a encontrar el mejor candidato.

Esto se hace a través de la selección de recruiters especializados quienes son escogidos con IA para que según las necesidades de la compañía tengan el mejor conocimiento para buscar al perfil idóneo. A su vez, las habilidades de los candidatos son analizadas por la plataforma para que el match entre la empresa y el futuro empleado sea perfecto.

¿Te imaginas que tengas que liderar un proceso de selección de un experto en ciberseguridad y no tienes claro dónde encontrar los mejores perfiles, qué pruebas hacerles, cómo calificar sus habilidades y todo esto en el menor tiempo posible? Pues bien, en este tipo de situaciones el uso de Inteligencia Artificial para reclutar talento es la mejor opción tal como los hace TalentFY.

Los principales pasos para que la experiencia sea un éxito es tener muy claro el job description que será la información más relevante para que con la IPA se logre encontrar a los recruiters, quienes a su vez descubrirán los mejores candidatos.

Adicionalmente es importante tener claro el proceso que la organización necesita para evaluar al candidato, si es a través de entrevistas, pruebas o ambas para así agendar en la plataforma todas las etapas necesarias desde la búsqueda hasta la contratación.

Caso de éxito Dost

Lasercor es una empresa que se especializa en servicios industriales de corte láser, grabado, soldadura, plegado de metales e impresión 3D. Ayudan a empresas y profesionales con un servicio integral con la más avanzada tecnología.

El reto al que se enfrentaba Lasercor se basaba principalmente en sufrir muchos retrasos a la hora de cerrar el mes o el trimestre y también a la hora de pagar a sus proveedores, debido a la gran cantidad de facturas que su contable tenía que procesar manualmente. Empezaron a tener que hacer frente a muchos pagos duplicados debido a la duplicidad de facturas, lo que les hacía perder dinero, por lo que decidieron buscar una solución.

Lasercor eligió a Dost como solución a su problema por la sencillez de uso del software, la facilidad de implementación dentro de sus flujos de trabajo existentes y porque se pone en marcha en minutos.

Lasercor probó otras soluciones como RPA y OCR, pero no tuvo mucho éxito. Consideran que Dost es un actor clave en el mercado gracias a la función de extracción de datos que utilizamos para extraer los datos de las facturas mediante IA, así como a la sencillez para automatizar todo el proceso, lo que marcó la diferencia.

La empresa tuvo un retorno de la inversión después de 3 meses. Todo el dinero ahorrado por la eliminación de las facturas duplicadas y los pagos duplicados más el coste de la solución frente al coste del tiempo dedicado por su contable .

Se ha reducido el coste de la tramitación de las facturas de los proveedores en un 79%. Hacerlo manualmente costaba aproximadamente 5€ por factura, ahora con Dost le cuesta a Lasercor 1€ por factura. Lasercor ahorra 48.000 euros al año.

Preguntas diagnóstico para tu empresa

  • ¿Cuáles son las áreas de tu organización que requieren procesos de automatización?
  • ¿Cuáles procesos de automatización quisieras generar en tu empresa?
  • ¿Cuáles son los beneficios que más te interesan de la IPA?
  • ¿Sigues verificando los datos que introduce tu OCR por seguridad?
  • ¿Seguís cometiendo errores humanos al procesar facturas de forma manual?
  • ¿Usáis diferentes herramientas sin tener las fuentes de datos conectadas?

¿Aún tienes dudas?

Descubre el software de Dost en primera persona, viendo de principio a fin el proceso de automatización que realiza nuestro software para procesar distintos tipos de documentos. ¡Agenda una reunión con nuestro equipo aquí!